Чем четче будут оговорены все нюансы заполнения различного рода документов, тем меньше будет различного рода неожиданностей в будущем. Оптимальным решением будет согласование всех особенностей заполнения всевозможных документов сначала со своими специалистами, а далее уже с производителем.

— согласование документов для определенных условий платежа.
Для случая, если существуют особенности платежей (аккредитив; оплата из разных источников; оплата со специфическим оформлением ряда документов для оптимальной таможенной очистки и т. п.), то все эти нюансы нужно сообщать заранее и четко расписывать нужную вам схему работы.

 

Аккредитив;
Известно, что документарный аккредитив работает следующим образом:
1. Заключение внешнеэкономического контракта, условиями которого предусмотрена аккредитивная форма расчетов.
2. Открытие аккредитива в пользу продавца и передача его условий авизующему банку средствами связи.
3. Сообщение (авизование) продавца авизующим банком об открытии аккредитива.
4. Отгрузка товара и предоставление продавцом документов по аккредитиву в авизующий (исполняющий) банк.
5. Проверка документов, платеж продавцу на сумму документов по аккредитиву.
6. Передача документов по аккредитиву покупателю.
Для открытия аккредитива необходимо заполнить заявление на открытие аккредитива (пример1, пример2). Бланк такого заявления можно получить у ответственного работника банка. К заявлению необходимо приложить документы для выполнения банком функции агента валютного контроля (договор, паспорт сделки, лицензии и т. п.).
Заявление на аккредитив оформляется в соответствии с условиями контракта. В аккредитив включаются только те условия, исполнение которых может быть подтверждено представленными в банк документами.
Важно согласовать текст аккредитива до его выпуска. Это позволит избежать потерь времени и денег на выпуск дополнений к аккредитиву.
подробнее
Оплата с особенностями оформления.
Часто контрактодержателем бывает одна компания, плательщиком другая, а документы оформляются на третью.
Для такого случая важно заранее сообщить все эти особенности производителю. В противном случае будет сложно соотнести, например, зашедшую предоплату от незнакомого производителю плательщика с известным ему покупателем по контракту. На счет производителя заходит ежедневно множество платежей и далеко не всегда отправленные суммы согласно контракта совпадают с реально поступившими на счет. Это связано с дополнительными комиссионными, которые часто снимают банки корреспонденты по пути следования средств, несмотря на выставленные отметки, что оплата за счет плательщика.
В любом случае сразу после платежа нужно предоставить свифтовку (получить можно в своем банке по требованию) или хотя бы копию платежки. Это существенно ускорит процесс нахождения и идентификации поступивших средств. Если используется комплексный вариант платежа через цепочку плательщиков и затруднительно получить свифтовку по каким-то причинам, то нужно хотя бы сообщить, что отправлена сумма такая-то,  а плательщик – компания такая-то. 
Производителю нужно четко знать по какой схеме работает заказчик. Для этого заказчик должен заблаговременно сообщить свой финансовый план, последовательность действий, особенности оформления документов, перечень документов для отправки контрактодержателю и отдельно грузополучателю и т. п.

Например, так:
а) Контракт заключаем между Alfa Ltd и компанией производителем.
б) Предоплата 20% идет от Beta Ltd в течении 3-х банковских дней с момента подписания договора.
в) Производитель, получив предоплату, производит товар и оформляет его согласно требований:
подробнее
Зачастую вопросы, которые казалось бы относятся к сфере решений заказчика и не должны касаться особенностей оформления документов могут оказать на них заметное влияние.
Например, покупатель заказал продукцию на условиях FOB Qingdao и сообщил, что планирует доставлять груз силами своего транспортника через Ригу. Производитель использовал эти данные при сертификации продукции в CIQ. Далее покупатель нашел более дешевый вариант доставки через Клайпеду. Однако производитель уже не может принять новый вариант доставки, поскольку все сертификаты уже выпущены с указанием, что доставка будет через Ригу. Чтобы переделать все на Клайпеду нужно выполнить пересертификацию, что будет неоправданно затратно.


Смотрите так же: