Ниже на примере поставки арахиса показаны основные этапы заказа и доставки продуктов питания. Все действия примерно те же и для других продуктов. Будут лишь некоторые корректировки с учетом специфики документоооборота страны происхождения и самого товара.

1. Анализ предложения.

Если заказчик готов рассмотреть возможность заказа интересующей продукции (далее для наглядности – арахиса), то ему нужно проработать следующие вопросы:
Определиться с товаром:

  • выбрать сорт и происхождение арахиса;
  • ознакомиться с видом и качественными параметрами арахиса;
  • сопоставить между собой различные калибры арахиса;

Определиться с примерной ценой на интересующем базисе;

  • идею цены на арахис можно получить из публикуемых прайс-листов;
  • прикинуть стоимость с доставкой на интересующем базисе;
  • уточнить стоимость таможенной очистки у своего таможенного брокера. Для этого можно предоставить брокеру распечатку ожидаемого вида транспортных документов в зависимости от способа доставки (морская, наземная) и попросить сделать уточненный расчет;

Проработать условия и особенности поставки:

Если полученная идея цены и условия поставки подходят, то можно переходить к следующему этапу.

 

2. Согласование цены и возможности поставки под конкретный заказ.

Необходимо отправить заявку на расчет с указанием особенностей заказа:

  • точное наименование товара (вид арахиса, калибр, качественные параметры);
  • ассортимент, фасовка, упаковка;
  • количество каждого наименования;
  • общее количество в тонназ кратное контейнерам или вагонам;
    базис поставки.

На основании такого запроса производитель анализирует принципиальную возможность поставки и, если возможно, то выполняет расчет и заказчик получает стоимость арахиса под конкретику своего заказа с ограниченным сроком действия.

Как правило, полученные котировки не отличаются существенно от индикативных цен, публикуемых на сайте, так как они являлись рабочими на момент публикации. В большинстве случает индикативная стоимость и цена по запросу примерно равны, если не произошло каких-то существенных рыночных изменений.
Если уточненные цены и условия поставки подходят, то можно переходить к следующему этапу.

 

3. Согласование и подписание контракта.

Рекомендуется взять за основу стандартный контракт поставщика и заполнить его своими данными, а далее выполнить следующее:

  • согласовать условия со своими специалистами (банковскими работниками, таможенным брокером) и, если необходимо, то внести свои изменения;
    прислать по e-mail свой вариант на согласование и так до полного принятия сторонами текста контракта.
  • если есть особенности оформления документов, платежа и т. п., то это все нужно согласовывать заранее.
  • если все условия взаимоприемлемые, то подписать контракт и приложение с детализацией конкретной поставки. После подписания стороны обмениваются сканированными копиями страниц контракта. На каждой странице контракта нужно поставить свою подпись и скрепить печатью. На двух последних страницах ставятся 2 подписи-печати в предусмотренных пунктах русской и английской версий контракта. Кто подписывает первым/вторым не важно.

В результате заключения контракта заказчик получает сканированные копии страниц подписанного контракта и проформу инвойса. На основании этих документов можно начинать финансовые движения, согласно условиям контракта (открывать аккредитив или слать предоплату). Оригиналы документов присылаются позднее экспресс почтой.

 

4. Начало выполнение контракта

  • как только производитель получает информацию из своего банка о фактических действиях покупателя по началу выполнения условий контракта, т. е. поступление предоплаты или уведомление об открытии аккредитива, то начиная с этого момента он приступает к выполнению своих обязательств по поставке.
  • параллельно производится координация требований к маркировке на мешки и требований к заполнению документов;
  • заказчик предоставляет производителю свои требования в виде инструкции по виду маркировки, списку нужных документов и особенностям их заполнения (примеры: морская поставка арахиса в Украину, Беларусь; наземная железнодорожная поставка в Россию, Казахстан и т. п.);

 

5. Поставка товара

  • подготовка арахиса к отправке в среднем занимает около 15 дней. За это время производитель производит товар, проводит фумигацию, сертифицирует, доставляет груз в порт или на ж/д станцию, затамаживает, заказывает перевозку и т. п. Время доставки зависит от вида транспорта и конечного пункта;
  • морская перевозка: занимает в среднем 30-35 дней до Одессы, Новороссийска, 35 – 40 дней до Санкт-Петербурга;
  • наземная перевозка: в вагонах занимает примерно 9 дней в вагонах до Забайкальска, РФ; 11 дней до Достыка, Казахстан.
  • после отгрузки производитель предоставляет заказчику shipment advice (уведомление об отгрузке) с указанием основных деталей отгрузки:
    при поставке морем – это номер коносамента, номера контейнеров и пломб, дату отгрузки, название судна и т. п. Имея соответствующие номера документов несложно отслеживать движение контейнера через Интернет или обратившись к местным транспортникам.
    при поставке в вагонах – предоставляетс