Чем четче будут оговорены все нюансы заполнения различного рода документов, тем меньше будет различного рода неожиданностей в будущем. Оптимальным решением будет согласование всех особенностей заполнения всевозможных документов сначала со своими специалистами, а далее уже с производителем. Для случая, если существуют особенности платежей (аккредитив; оплата из разных источников; оплата со специфическим оформлением ряда документов для оптимальной таможенной очистки и т. п.), то все эти нюансы нужно сообщать заранее и четко расписывать нужную вам схему работы.
Аккредитив
Известно, что документарный аккредитив работает следующим образом:
- Заключение внешнеэкономического контракта, условиями которого предусмотрена аккредитивная форма расчетов.
- Открытие аккредитива в пользу продавца и передача его условий авизующему банку средствами связи.
- Сообщение (авизование) продавца авизующим банком об открытии аккредитива.
- Отгрузка товара и предоставление продавцом документов по аккредитиву в авизующий (исполняющий) банк.
- Проверка документов, платеж продавцу на сумму документов по аккредитиву.
- Передача документов по аккредитиву покупателю.
Для открытия аккредитива необходимо заполнить заявление на открытие аккредитива (пример1, пример2). Бланк такого заявления можно получить у ответственного работника банка. К заявлению необходимо приложить документы для выполнения банком функции агента валютного контроля (договор, паспорт сделки, лицензии и т. п.).
Заявление на аккредитив оформляется в соответствии с условиями контракта. В аккредитив включаются только те условия, исполнение которых может быть подтверждено представленными в банк документами.
Важно согласовать текст аккредитива до его выпуска. Это позволит избежать потерь времени и денег на выпуск дополнений к аккредитиву.
Оплата с особенностями оформления.
Часто контрактодержателем бывает одна компания, плательщиком другая, а документы оформляются на третью.
Для такого случая важно заранее сообщить все эти особенности поставщику. В противном случае будет сложно соотнести, например, зашедшую предоплату от незнакомого производителю плательщика с известным ему покупателем по контракту. На счет производителя заходит ежедневно множество платежей и далеко не всегда отправленные суммы согласно контракта совпадают с реально поступившими на счет. Это связано с дополнительными комиссионными, которые часто снимают банки корреспонденты по пути следования средств, несмотря на выставленные отметки, что оплата за счет плательщика.
В любом случае сразу после платежа нужно предоставить свифтовку (получить можно в своем банке по требованию) или хотя бы копию платежки. Это существенно ускорит процесс нахождения и идентификации поступивших средств. Если используется комплексный вариант платежа через цепочку плательщиков и затруднительно получить свифтовку по каким-то причинам, то нужно хотя бы сообщить, что отправлена сумма такая-то, плательщик – компания такая-то.;
Производителю нужно четко знать по какой схеме работает заказчик. Для этого заказчик должен заблаговременно сообщить свой финансовый план, последовательность действий, особенности оформления документов, перечень документов для отправки контрактодержателю и отдельно грузополучателю и т. п.
Например, так:
- Контракт заключаем между Alfa Ltd и компанией производителем.
- Предоплата 20% идет от Beta Ltd в течении 3-х банковских дней с момента подписания договора.
- Производитель, получив предоплату, производит товар и оформляет его согласно требований.
Зачастую вопросы, которые казалось бы относятся к сфере решений заказчика и не должны касаться особенностей оформления документов могут оказать на них заметное влияние.
Например, покупатель заказал продукцию на условиях FOB Qingdao и сообщил, что планирует доставлять груз силами своего транспортника через Ригу. Производитель использовал эти данные при сертификации продукции в CIQ. Далее покупатель нашел более дешевый вариант доставки через Клайпеду. Однако производитель уже не может принять новый вариант доставки, поскольку все сертификаты уже выпущены с указанием, что доставка будет через Ригу. Чтобы переделать все на Клайпеду нужно выполнить пересертификацию, что будет неоправданно затратно.
